Accueil et information du public, activités de secrétariat et de comptabilité dans le domaine social, scolaire ou des finances : les missions de l'adjoint administratif sont aussi variées que les endroits où exercer ce métier.
Réceptionner les appels téléphoniques, accueillir le public, trier et classer des dossiers, gérer les départs et les arrivées de courrier, saisir des données... ce sont quelques-unes des missions qu'un adjoint administratif peut assurer. Globalement, ce fonctionnaire est chargé d'effectuer des tâches administratives d'exécution comme le secrétariat ou la comptabilité dans un établissement public.
Selon son lieu de travail, l'adjoint travaille en relation directe avec le public : familles, étrangers, salariés... Dans une mairie, par exemple, il sera chargé de publier et dresser les actes de mariage, de suivre les enregistrements des demandes de carte nationale d'identité française, etc. La nature de son travail dépend énormément de son lieu d'exercice.
Dans un ministère, un rectorat ou un lycée, la part des tâches administratives est plus importante que le contact avec le public. En prise directe avec son service, l'adjoint peut avoir des responsabilités plus larges et jouer un rôle d'assistant ou de secrétaire de direction.
Les adjoints administratifs sont des fonctionnaires de catégorie C. Ils sont partout : service enfance ou service des affaires générales-état civil-élections d'une mairie, service immatriculations dans une préfecture, services des ministères, établissements scolaires, hôpitaux, Ville de Paris... Ils travaillent généralement en équipe, et évoluent dans un milieu hiérarchisé.
Leur fonction administrative implique un travail de bureau. Les contacts avec les autres personnels sont cependant nombreux. En revanche, certains adjoints administratifs sont en relation directe avec le public. Ils le reçoivent, l'informent ou l'orientent. Lors de cette mission de service public, ils échangent avec des personnes de milieux très divers (immigrés, parents d'élèves, personnes handicapées, etc.).
Pour exercer ce métier, il est indispensable de faire preuve d'organisation et de rigueur. Gestion des agendas, classement et comptes rendus divers : l'adjoint administratif effectue un important travail de récolte et de transmission d'informations. Il doit donc maîtriser l'orthographe et avoir une bonne connaissance des méthodes et spécificités de son service.
Selon qu'il accueille ou non le public, on attend de lui de bonnes qualités relationnelles : sens de l'écoute et diplomatie notamment. Polyvalent, il effectue aussi bien des tâches de secrétariat classique que des tâches de gestion plus spécifiques. Adaptable, curieux, il doit savoir s'intégrer dans une équipe et s'adapter aux différentes missions qui lui sont confiées.
La fonction publique permet d'évoluer grâce aux formations, aux promotions et aux concours internes. Il faut savoir saisir les opportunités pour acquérir des compétences et grimper les échelons petit à petit...
Le concours d'adjoint administratif (catégorie C) n'est soumis à aucune condition d'âge ou de diplôme.
À une épreuve d'admissibilité, présentée sous la forme d'une explication de texte d'ordre général, s'ajoutent des exercices permettant d'évaluer les capacités du candidat en vocabulaire, orthographe, grammaire et mathématiques.
Concernant les épreuves d'admission, il existe deux voies : spécialité administration générale et spécialité administration et dactylographie. Une épreuve pratique, en présence des membres du jury, consiste à mettre les candidats en situation professionnelle. La Ville de Paris organise ses propres concours (épreuves du niveau du brevet national), avec plusieurs spécialités : accueil et comptabilité, sténodactylographe, administration générale.
À partir du Smic hors primes pour un agent administratif 2e classe de la Fonction publique d'État.
Le métier d'adjoint administratif est accessible aux lauréats du concours de catégorie C proposé dans les fonctions publiques d'État, hospitalière et territoriale. Mais les ministères, les collectivités territoriales ou les établissements publics recrutent aussi régulièrement sur dossier, par l'intermédiaire de Pôle emploi. Les ouvertures de postes sont donc à surveiller régulièrement.
Les recrutements sont plus ou moins constants dans les services publics et, de ce fait, le concours attire de nombreux candidats, bien souvent surdiplômés. Le nouvel adjoint se voit généralement proposer une formation d'adaptation au poste, qu'il pourra également suivre s'il souhaite changer d'affectation.
Les changements de service, de grade et les concours internes permettent d'évoluer d'un échelon à l'autre. Il faut anticiper et se servir des formations offertes pour doper sa carrière.