Accueil et information du public, secrétariat, comptabilité, gestion... figurent parmi les principales tâches de l'adjoint administratif ou de l'adjointe administrative, que l'on rencontre dans les 3 fonctions publiques (d'État, hospitalière et territoriale).
Réceptionner les appels téléphoniques, accueillir le public, trier, classer et préparer des dossiers, gérer le courrier, et les plannings, saisir des données... ce sont quelques-unes des missions qu'un adjoint administratif ou une adjointe administrative assure au quotidien. Globalement, ce poste permet d'effectuer des tâches administratives d'exécution (comme le secrétariat ou la comptabilité) dans un établissement de la fonction publique (d'État, hospitalière et territoriale).
Selon leur lieu de travail, les adjoints travaillent ou non en relation directe avec le public : familles, patients, salariés... Dans une mairie, par exemple, ils sont chargés de publier et de dresser les actes de l'état-civil (naissances, mariages, décès), ils suivent les enregistrements de demandes de carte nationale d'identité française, etc. La nature du travail dépend énormément du lieu d'exercice et du service intégré.
Dans un ministère, un rectorat ou un lycée par exemple, la part des tâches administratives est souvent plus importante que le contact avec le public. En prise directe avec son service, l'adjoint ou l'adjointe peut parfois avoir des responsabilités plus larges et jouer un rôle de secrétaire de direction.
Les adjoints administratifs sont des fonctionnaires de catégorie C exerçant dans les services de l'État, dans les collectivités territoriales ou les centres hospitaliers. Plus fort contingent d'agents dans les 3 fonctions publiques, on les trouve partout : services de l'enfance ou des affaires générales (état civil) d'une mairie, service des immatriculations de véhicules dans une préfecture, services des ministères, établissements scolaires et universités, hôpitaux, Ville de Paris... Ils travaillent généralement en équipe, et évoluent dans un milieu hiérarchisé.
Si leur fonction administrative implique un travail de bureau, les contacts avec les autres personnels sont cependant nombreux. Certains adjoints administratifs sont en relation directe avec le public qu'ils reçoivent, informent ou orientent. Lors de cette mission de service public, ils échangent avec des personnes de milieux très divers (immigrés, parents d'élèves, personnes handicapées, etc.) avec patience et courtoisie. Certains services sont plus stressants que d'autres et les conditions de travail sont très différentes d'un poste à l'autre.
Pour exercer ce métier, il est indispensable de faire preuve d'organisation et de rigueur. Gestion des agendas, classement et comptes rendus divers : les adjoints administratifs effectuent un important travail de récolte et de transmission d'informations. Ils doivent donc maîtriser l'orthographe et avoir une bonne connaissance des méthodes et des spécificités de leur service : on ne travaille pas de la même manière dans une université ou un service hospitalier, par exemple.
On attend des agents administratifs de bonnes qualités relationnelles : sens de l'écoute et diplomatie notamment, que ce soit avec le public ou avec les collègues, afin de maintenir un bon fonctionnement du service. Polyvalents, ils effectuent aussi bien des tâches de secrétariat classiques que des tâches de gestion plus spécifiques. Adaptables, curieux, ils doivent savoir s'intégrer dans une équipe et s'adapter aux différentes missions qui leur sont confiées, tout comme aux réorganisations (nombreuses) dans la fonction publique.
La fonction publique permet d'évoluer grâce aux formations, aux promotions et aux concours internes. Il faut savoir saisir les opportunités pour acquérir des compétences et grimper les échelons petit à petit, au fil des années.
Le concours d'adjoint administratif (catégorie C) n'est soumis à aucune condition d'âge ou de diplôme. On peut également accéder au métier sans concours, sur dossier ou via le programme Pacte (Parcours d'accès aux carrières de la fonction publique), proposé notamment par France Travail. La Ville de Paris organise également ses propres concours (épreuves de niveau de fin de 3e) avec plusieurs spécialités : accueil et comptabilité, sténodactylographe, administration générale.
À partir du Smic hors primes pour un agent administratif 2e classe de la Fonction publique d'État.
Le métier est accessible aux lauréats du concours de catégorie C proposé dans les 3 fonctions publiques (d'État, hospitalière et territoriale). Mais les ministères, les collectivités territoriales ou les établissements publics recrutent aussi sur dossier, par l'intermédiaire de France Travail, parfois en CDD. Dans ce cas, l'expérience et les compétences en comptabilité ou en informatique sont appréciées. Les jeunes âgés de 16 à 28 ans, sans qualification, peuvent également être formés et recrutés via le programme Pacte (Parcours d'accès aux carrières de la fonction publique) proposé par France Travail, les missions locales, etc.
Les recrutements d'adjoints sont constants et, de ce fait, le concours attire de nombreux candidats, bien souvent surdiplômés. Les nouveaux adjoints se voient généralement proposer une formation d'adaptation au poste, qu'ils pourront également suivre s'ils souhaitent changer d'affectation.
Les changements de service, de grade et les concours internes permettent d'évoluer d'un échelon à l'autre. Il faut anticiper et se servir des formations offertes pour doper sa carrière. Ainsi, en passant par la case concours ou formation interne, on peut envisager un poste de rédacteur ou de rédactrice, ou encore de secrétaire administratif au sein d'une marie, par exemple.