Sa voix rassurante fait le lien entre les patients et les médecins. Prise de rendez-vous, accueil en salle d'attente et comptes rendus des consultations constituent le quotidien du secrétaire médical.
Que ce soit au téléphone pour une demande de rendez-vous ou au cabinet lors d'une consultation, le secrétaire médical est le premier interlocuteur du patient. Il filtre les demandes, oriente en cas d'urgence, accueille en salle d'attente ou en service hospitalier. Toujours avec le souci de mettre en confiance, il répond à l'angoisse ou à l'impatience des malades en restant compréhensif. Il renseigne aussi les patients sur les conditions de prise en charge des soins par les organismes d'assurance maladie, et peut éventuellement les aider à remplir des feuilles de soins.
Rompu à la frappe sous dictaphone et à la saisie informatique rapide, le secrétaire médical prépare au quotidien les comptes rendus des consultations, des examens ou des interventions chirurgicales. Il tient à jour les dossiers médicaux, les classe et les archive. La gestion courante du cabinet médical est aussi de son ressort. Il gère les plannings, classe les factures, assure la comptabilité courante, réalise les commandes de fournitures et de matériels médicaux.
Le secrétaire médical peut exercer dans des cabinets médicaux, des laboratoires, des centres de radiologie et des cliniques. Mais aussi dans des hôpitaux, des centres de protection maternelle et infantile, des centres de moyen et de long séjour publics. Des secrétaires médico-sociaux travaillent aussi au sein des services sociaux publics ou privés : caisses d'allocations familiales, caisses d'assurance maladie, maisons de retraite, foyers...
Le statut du secrétaire médical varie selon son lieu d'exercice. Dans les cabinets médicaux et les cliniques, il est salarié de droit privé. Dans les hôpitaux et les établissements médico-sociaux publics, il est fonctionnaire de catégorie B, recruté sur concours. Il est alors rattaché à la fonction publique territoriale ou à la fonction publique hospitalière.
Qu'il travaille à l'hôpital ou au sein d'un cabinet de médecine de ville, le secrétaire médical travaille généralement selon des horaires fixes, en fonction des heures d'ouverture au public du service d'accueil.
Le contact permanent avec des patients, parfois dans des situations difficiles, exige beaucoup de tact. Le secrétaire médical se doit d'être attentif et rassurant. Les patients sont souvent inquiets, et il faut savoir les accueillir avec bienveillance. Être disponible, courtois et diplomate est donc essentiel.
Une erreur dans un compte rendu médical ou une faute de classement peuvent être lourdes de conséquences. Le secrétaire médical doit toujours être parfaitement rigoureux, et comprendre le vocabulaire spécialisé utilisé par les médecins et les biologistes... Comme eux, il est soumis au secret professionnel : la discrétion est de mise.
À l'hôpital, gérer des agendas ou des plannings de réservation de blocs opératoires demande un certain sens de l'organisation. Il faut savoir faire face aux urgences de dernière minute. En cabinet médical, le secrétaire médical doit adapter et optimiser le temps de travail du praticien, en fonction de ses rendez-vous sur place mais aussi des visites à rendre aux malades. Qu'il ait une personne face à lui ou au téléphone, il doit s'exprimer avec professionnalisme. Il doit parfois même résoudre des situations agressives et conflictuelles, en gardant sa bonne humeur.
Il n'existe pas de diplôme d'État propre à la profession. Par contre, certains établissements proposent des formations spécifiques :
Six écoles de la Croix-Rouge (Aix-en-Provence, Besançon, Bordeaux, Montpellier, Moulins, Nancy) organisent une préparation au certificat de secrétaire médico-sociale de la Croix-Rouge. La formation dure une année, incluant des stages. Elle s'adresse aux bacheliers, mais aussi aux diplômés de niveau brevet, CAP qui ont 3 ans d'expérience dans le secteur médico-social ou 5 ans d'expérience dans un autre domaine.
Des lycées publics et privés proposent des formations sur une année.
Le CNED organise une formation à distance sur une année (avec un stage), qui prépare notamment aux concours de la fonction publique hospitalière.
Il dépend du statut. À partir du Smic .
On dénombre environ 50 000 secrétaires médicaux dont un tiers exercent dans le secteur public hospitalier. Le métier s'implante aussi dans les établissements sociaux. Cependant, le développement des cabinets de groupe et des centrales de secrétariat téléphonique ne joue pas en faveur de la profession. Trouver un premier emploi n'est pas toujours facile, les jeunes diplômés subissant la concurrence de personnes expérimentées.
Dans la fonction publique hospitalière, 2 concours sont ouverts aux bacheliers : secrétaire médical et adjoint des cadres hospitaliers, avec la possibilité d'évoluer comme attaché par concours interne. Dans la fonction publique territoriale, la spécialité secteur sanitaire et social du concours de rédacteur (également ouvert au niveau bac) conduit à des postes de secrétaire médico-social.
À l'hôpital, le secrétaire expérimenté peut devenir secrétaire médical principal ou chef de bureau. La fonction de technicien de l'information médicale, préparée dans le cadre de diplômes d'université, est une autre évolution possible. Elle consiste à gérer l'information médicale d'un établissement de santé.
