Concevoir l'événement
En agence de communication, le chargé de projet événementiel conçoit l'événement qui répondra le mieux à la demande d'un client. Il négocie avec lui le budget de l'opération. Si le client veut un événement spectaculaire, il doit alors trouver l'idée originale qui retiendra son attention. En entreprise, son quotidien est plutôt d'organiser des colloques, des séminaires, des sorties de groupes, etc.
Suivre le budget et piloter la logistique
Il élabore le planning des actions à mener et suit le budget. Il gère et organise sur le terrain toute la logistique du projet : installation, agencement de l'espace, transport de matériel, etc. Il rédige les supports de communication (communiqués de presse, invitations, programmes…). Il choisit les prestataires, les fournisseurs, les intervenants (traiteurs, cameramen, artistes, techniciens...). Au quotidien, il fait face à des impératifs divers (location de salles, de voitures, réservation d'hôtels, conférences de presse).
Coordonner toutes les étapes de la mise en œuvre
Il est l'interface entre le client et les équipes qui vont réaliser l'événement. Prendre contact avec les multiples collaborateurs, analyser ce qu'ils proposent, faire des choix, coordonner toutes les étapes, les faire valider par le client fait partie de ses missions.
Rattaché à la communication
Le chargé de projet événementiel travaille soit en entreprise, au sein de la direction communication, soit pour une agence de communication événementielle où il est alors rattaché au directeur. En entreprise, il est en étroite relation avec le chargé de communication et l'attaché de presse.
Horaires irréguliers et déplacements fréquents
Il se partage entre son agence ou son service et ses activités à l'extérieur. Il enchaîne rendez-vous, réunions, échanges téléphoniques, déplacements et montage de projets avec ses clients, les prestataires, etc. Le délai pour mettre en place l'événement étant, en général, très court, il ne compte pas son temps. Il est parfois contraint de travailler le soir ou le week-end car, au moment de l'événement, il est présent sur les lieux pour s'assurer que tout se passe comme prévu et effectuer les derniers réglages.
Nouvelles technologies de communication
Il s'appuie sur différents outils techniques : logiciels de gestion événementielle, de gestion de relations publiques et de gestion de la relation clients. Mais aussi bureautiques, PAO (publication assistée par ordinateur), plates-formes d'e-mailing, editing, vidéo, web.
