Dans une entreprise, une bibliothèque, un musée, un média..., ce spécialiste des technologies de l'information et de la communication collecte, analyse, classe et rend les contenus accessibles pour les utilisateurs. Il ou elle les diffuse sous différents supports.
Le ou la documentaliste recherche et sélectionne l'information utile à son entreprise ou à son administration. Il ou elle interroge les bases de données et les centres de documentation, dépouille la presse, explore Internet.... sans oublier d'assurer une veille permanente. Autre mission, selon l'employeur : établir une liste d'ouvrages à acquérir et décider des abonnements à souscrire (périodiques, bases de données, services d'information spécialisés...).
Après avoir recueilli l'information, il faut l'analyser afin d'effectuer une sélection adaptée aux besoins de l'entreprise. Le ou la documentaliste identifie les éléments utiles à la constitution de dossiers thématiques, de revues de presse... Cela lui permet de rédiger des synthèses, de mettre à jour des bibliographies, de modifier des classements...
Il ou elle procède ensuite à l'indexation des informations (par thème, date, titre, auteur, mot-clé...) pour l'identifier et la retrouver plus facilement. Enfin, tout doit être stocké et conservé, grâce notamment à la création de bases de données.
L'une des principales mission du ou de la documentaliste consiste à répondre aux besoins des utilisateurs (salariés de l'entreprise, responsables de services, etc.) Si besoin, il ou elle peut les initier aux méthodes de recherche de documents dans une base de données ou dans un fonds (bibliothèque).
Bibliothèque, municipalité, musée, entreprise, média, centre de recherche, cabinet d'avocats, association, fondation... La documentation s'exerce dans des lieux et des domaines très variés. D'un endroit à l'autre, les activités du professionnel varient, mais son objectif est d'apporter des éléments de réponse fiables.
Le ou la documentaliste peut être employé par un centre d'information, une entreprise, une administration ou un organe de presse possédant son propre centre de documentation.
Il ou elle peut également exercer en tant qu'indépendant, en proposant ses services aux sociétés ou aux professionnels.
Avec l'évolution constante des technologies de la documentation (indexation automatique, web sémantique...), le ou la documentaliste peut devenir « data manager » ou administrateur de système d'information documentaire. Le développement rapide de l'IA pourrait aussi avoir un impact sur sa façon de travailler.
Difficile d'exercer ce métier sans être curieux et passionné par l'information. Des capacités d'analyse et de synthèse, le sens de la rigueur et de l'organisation, ainsi que des aptitudes rédactionnelles pour le traitement et la mise en forme de l'information sont d'autres qualités requises.
Outre la maîtrise de l'anglais, celle des technologies de l'information et de la communication est indispensable. L'utilisation de l'outil informatique est quotidien, en particulier dans la gestion documentaire qui nécessite le recours à des logiciels spécialisés. Il faut s'intéresser aux innovations dans ce domaine et tenir ses compétences à jour en permanence (presse spécialisée séminaires, groupes d'échanges de pratiques, etc.)
Le ou la documentaliste étant au service des utilisateurs, il doit identifier leurs besoins et comprendre leurs attentes. Pour dialoguer et apporter à chacun la meilleure réponse, un bon relationnel, le sens de la pédagogie et celui de l'écoute s'avèrent utiles. Enfin, la documentation n'est pas une activité solitaire : elle s'exerce en équipe, en rapport avec divers partenaires (utilisateurs, informaticiens, prestataires techniques).
Si un bac+2 ou un bac+3 permettent d'accéder à la profession, la plupart des documentalistes ont un niveau bac+5. Les formations littéraires ne sont pas forcément les plus recommandées. Une double compétence en droit, économie, sciences... et en information-documentation est très souvent demandée.
Niveau bac + 2
Diplôme d'études universitaires scientifiques et techniques (DEUST) métiers des bibliothèques et de la documentation
Niveau bac + 3
BUT information-communication parcours information numérique dans les organisations
Licence information-communication avec un parcours documentation
Licence en droit, économie, sciences, sciences humaines proposant des parcours documentation
Licences pro métiers du livre : documentation et bibliothèques
Titre de gestionnaire de l'information de l'EBD (École de bibliothécaires documentalistes)
Niveau bac + 5
Master Information, documentation
Entre 1840 et 2900 euros brut par mois
Au contraire des bibliothécaires, c'est dans le privé (où la veille concurrentielle et commerciale est stratégique) que l'on trouve le plus de postes de documentalistes : cabinets juridiques, industries de la pharmacie ou de la chimie, entreprises de la banque ou de la finance, par exemple.
Pour intégrer la fonction publique et ses administrations (ministères, grands établissements, bibliothèques, municipalités...), il faut passer des concours. Certains postes (peu nombreux) sont aussi à pourvoir dans les associations et les organismes internationaux (OCDE, Unesco...), les fondations et les organisations non gouvernementales.
Si une majorité de postes proposés sont en CDI (contrat à durée indéterminée), les entreprises recrutent aussi en CDD (contrat à durée déterminée). L'intérim représente par ailleurs un moindre volume des offres. Le rôle des spécialistes de l'ingénierie documentaire étant stratégique pour certaines entreprises, le marché de l'emploi reste toutefois assez dynamique.
